社会福祉法人 豊心の会様
| 契約ID数 | 130ID |
|---|---|
| ライセンス種別 | Standard |
| 認証・打刻方法 | ICカード認証・Windowsアプリ打刻 |
| 外部連携 | 給与連携（OBC 給与奉行） |
システム導入で事務作業を効率化
利用者様へのサービス向上に繋げる
特別養護老人ホーム「アクティブハートさかど」を運営する社会福祉法人豊心の会様は、業務拡大によるスタッフ数の増加がきっかけとなり、勤怠管理システムの刷新を検討。
夜勤や早番などのシフト勤務や変形労働時間制など、勤務体系が複雑で管理が難しい介護業界において、どのようにADVANCE勤怠クラウドを活用してきたのか、大関施設長にお話をお聞きしました。
お客様概要
- 本社所在地
- 茨城県水戸市酒門町字西割4390
- 事業内容
- 介護老人福祉施設、短期入所生活介護、通所介護、訪問介護、居宅介護支援事業所、保育所の運営
- 従業員数
- 社員数88名（パート含む総数125名）
システム化でスタッフ増員に対応
ADVANCE勤怠クラウドを導入するきっかけとなったのは、2009年のスタッフ増員。当時、大関施設長は事務長として勤怠管理業務に携わっていましたが、特養ユニット型を増築することになり、一気にスタッフが増えることになりました。
福祉施設のスタッフは、事務担当といっても送迎業務や介護保険サービスのご説明、入所相談など、幅広い業務に対応する場面もあります。一人何役もこなす職場だからこそ、業務のシステム化は有効。スタッフの増員で勤怠管理業務の負担感が増してきたこともあり、システム導入を考え始めました。
集計業務が1週間→4日に短縮
スタッフ数が増えてきた頃から、集計作業を負担に感じ始めたという大関施設長。50人弱からスタートしたスタッフも、ユニット型の増築や保育園の開設で、今では120人を超えるまでになりました。
「当初から比べると倍以上の人数になっていますので、本当は手数も倍」
ADVANCE勤怠クラウドを導入するまでは、集計に6日から7日かかっていたところが、4日くらいで処理できるようになりました。勤怠の締日から給与の支払日まで10日という非常にタイトなスケジュールですが、日数的な余裕も生まれました。
運用に合わせた柔軟な集計設定
同社は、ADVANCE勤怠クラウドの導入前にも勤怠管理システムを利用していたことがありますが、「使い勝手が思うようにいかない部分があった」と大関施設長は当時を振り返りました。
ADVANCE勤怠クラウドを検討した際には、デモデータや操作感を確認し、使い勝手を十分理解したうえで導入したと言います。
導入をしてからも、関彰商事システムエンジニアに要望を伝えることで、残業として集計する時間や、給与計算用データのフォーマット作成など、運用に合わせた環境設定が可能です。
「今でも『こういうふうにしたいんです』と相談すると、『できますよ』と返事をすぐにもらえるので、非常に助かっています」
運用に沿った柔軟な設定
また、数年に渡ってADVANCE勤怠クラウドを用いて勤怠管理を行う中で、機能面で要望を出したこともあると振り返ります。
「パッケージのシステムですから、カスタマイズは難しい。その中でも、『こうすれば解決できますかね？』と応用編の回答で解決してもらえた」
ADVANCE勤怠クラウドは、集計方法に関する計算式や、マスタの設定を変えることで、複雑な勤務体系や集計方法にも柔軟に対応することができます。
同社が、関彰商事システムエンジニアと話し合い、歩み寄りながら、法改正や働き方の変化に合わせて柔軟なシステム活用を続けてきたのが感じられます。
複雑な勤務体系と行政書類
勤怠管理は、あらゆる業種で行われる業務ですが、介護・福祉業の場合、一般的な会社と比べて管理が難しいと言われています。
「朝昼晩、365日休みなくシフトで繋いでいく」
前職は会計事務所に勤めていたという大関施設長も、通常の日勤の会社に比べると勤務シフトが多様でかなり複雑なため、勤怠管理が大変だと実感されています。ADVANCE勤怠クラウドは最大で10,000パターンのシフトを登録可能なため、豊心の会様のような介護・福祉業界のお客様や、店舗数・従業員数の多い流通系のお客様にも、安心してご利用いただいています。
また、行政に提出する書類が多いのも介護・福祉業の特徴。
ADVANCE勤怠クラウドは、蓄積した勤務実績データをExcel・CSV形式でフォーマットを指定して出力できます。画面上で実績を確認するだけではなく、出力して二次加工いただくことで、活用の幅は広がります。
介護・福祉業界の勤怠管理
最近では、他の社会福祉法人の方から勤怠管理について色々と相談を受けることもあるという大関施設長。
実際にADVANCE勤怠クラウドをご紹介いただき、その後、2施設でご導入いただいています。
スタッフの増員をきっかけとして、豊心の会様にADVANCE勤怠クラウドをご導入いただいたのは販売間もない2013年。
以降、数年に渡ってADVANCE勤怠クラウドをご活用いただきながら、同社にとってより使いやすいシステムになるよう、工夫を続けていただいているのが感じられます。
今後の展望
「ADVANCE勤怠クラウドがあれば、かなりの数のスタッフの勤怠データを管理できるようになるのかな、と考えています」
社会福祉法人は、事業を運営していくなかで保育所や障害者施設など、地域のニーズに応じて運営を広げていくことが多いと言います。豊心の会様でも、事業拡大をきっかけとしてADVANCE勤怠クラウドをご導入いただきました。スタッフが色々な業務を兼務したり、マルチに動くことが求められている福祉施設。とくに事務作業については、3年に1回の介護報酬改定で複雑化も進み、効率化が求められています。
「事務作業を合理的に減らせれば、限られた人員で利用者さんに良いサービスを提供できるようになるかなと考えています」