中国ターミナルサービス株式会社様

ANA広島地区総代理店である中国ターミナルサービス株式会社様。刻一刻と変わるフライトの運航状況への対応に必要なシフトの数は、およそ8,000パターンに上ります。

そんな膨大で複雑なシフトにも対応可能なADVANCE勤怠クラウドをいかに活用し、労務管理の課題を改善してきたのか、企画総務部 担当課長の杉本直美様にインタビューしました。

「飛行機のスケジュールに合わせて勤務シフトを組んでいるので、膨大なシフトに対応できるシステムを探していました」

2019年の働き方改革関連法の施行を機に、勤怠管理システムの導入を検討していた同社。しかし、状況に応じて分単位で飛行機の出発・到着時間が変更となるため、これまで作成した勤務シフトは全部で8,000パターンにも及びます。

グループ会社が既に導入していたシステムでは対応できず、他を探し求めていた中、ADVANCE勤怠クラウドは最大で100,000パターンのシフト登録が可能であることが決め手となり、導入を進めました。

導入前は、打刻や申請を紙で行っていたため、手作業の集計に時間がかかり、4人で3日間かけて行っていた確認作業が、導入後は2人で1日に短縮。
担当者が手分けして取り組んでいた分単位の複雑なシフトの時間計算は、ボタン一つで済むため、絶大な効果が生まれました。

現場でも、作業や確認が簡素化され、本社へ紙で送付する必要もなくなり、「簡素化、効率化されて非常に助かっています」と担当者から喜びの声が寄せられています。

「ICカード認証」「生体認証」など、様々な打刻方法を提供できるADVANCE勤怠クラウド。同社は、標準で利用できるID・パスワードで認証し、ウェブ上で打刻する方法を使用しています。

導入当初は、手慣れた紙での勤務記録をシステム化することに抵抗感や不安を感じる社員もいましたが、今では出勤後にパソコンを立ち上げて打刻することが定着しています。

操作も、勤務シフトが登録されていれば「出勤・退勤」ボタンを押して、後は残業と年休申請する程度で、それらも数分で完了できます。比較的シンプルな操作で誰でも直感的にできるので、現場でも使いやすいと感じています。

そのため、テレワーク、出張、出向先などの勤務先から離れた場所にいたとしても、会社の許可を取得すれば、場所を問わず打刻ができるようになりました。

導入前は紙で運用していたため、打刻ミスや年次有給休暇の記入漏れを総務が1か月分まとめて確認していましたが、システム化により、リアルタイムに集計されることで、計算の手間がなくなりました。

現場管理者も部下の勤務状況や部署内の年間総労働時間をいつでも把握できるようになり、管理業務の効率化を図れる大きなメリットがあります。

何より本社の実績集計やチェック作業も大幅に簡素化され、全社的な総労働時間の削減にもつながりました。システム導入によって、同社の適切なマネジメントや決裁処理を行うことができています。

2019年4月のシステム導入直後に緊急事態宣言が発出。
新型コロナウイルスのまん延等による国際線の停止や国内線運休などの影響により、過去に例のない時間休業など、想定外の勤務変更が発生しました。

特殊な勤務は備考欄に入力して手計算したケースもありましたが、「ADVANCE勤怠クラウドを導入していたことで、イレギュラーな休業シフトの追加や自宅待機などにも柔軟に対応できました」と杉本さんは振り返ります。
システムを導入していたため、混乱が生じることはありませんでした。国際線の運航が再開した場合でも、それに備えてシフトを登録してあるので、特に事前の準備は不要で、不安を抱えることなく再開を心待ちにしているそうです。

「働き方の多様化に合わせて、より良い労働環境を作れるよう、対応していきたいです」

行政の要請や時代の流れに応じて、本社に在籍する社員はこれまで実施していなかったテレワークもせざるを得ない状況となった同社。
ADVANCE勤怠クラウドはウェブ型の勤怠管理システムなので、新たなネットワーク整備も不要で、スムーズに勤怠管理が行うことができました。こうした時代の変化に伴う働き方の多様化だけでなく、今後求められる要件にも柔軟に対応していくことで、より良い労働環境をつくることにつながると確信しています。

そしてこれからも、社員の働きやすさを追求し、活気あふれる広島の空の玄関口に寄与していきたいと考えています。