株式会社セイブ様

株式会社セイブ様（以下、同社）が導入を検討し始めたのは、「働き方改革」という概念が一般化する前の2013年。当時、2人がかりで行っていた勤怠管理業務を効率化するため、ADVANCE勤怠クラウドを導入しました。

働き方や勤怠管理の重要性、IT環境が変化する中で、ADVANCE勤怠クラウドをどのように活用してきたのか、
経営企画部人事G課長兼経営企画G 課長 岩瀬克之様より紹介します。

「人事業務の担当になったとき、１番大変なのは毎月の勤怠締めだった」
と岩瀬課長は振り返ります。当時はタイムカードを使って勤怠管理を行っており、担当者2人で電卓を叩きながら残業をして、１週間かけて集計していました。

ADVANCE勤怠クラウドを導入してからは、日々の打刻・申請データの集計から給与計算データの出力まで、即座に完了します。
残業やストレスから解放された今、当時を思い返すと「超原始的」だったと苦笑いしました。

業務の効率化だけでなく、意識面での変化も見られました。

勤怠管理システムは、予定と実績を照らし合わせて集計を行うという特性上、事前のシフト登録が必要になります。ADVANCE勤怠クラウドを導入し、業務をシステム化することで、意識的に計画的なシフト管理ができるようになりました。

管理者だけでなく、スタッフ一人ひとりの意識づけにもなります。

「自分自身が申請をする立場になるわけですから、有給休暇の取得や計画的な働き方につながるんじゃないでしょうか」

同社が導入を検討し始めたのは、「働き方改革」という概念が一般化する前の2013年の春頃でした。

ADVANCE勤怠クラウドの利用歴は、7年以上。この数年間の中で、社会的な背景や法改正などの影響を受け、企業にとっての働き方・勤怠管理の重要性は非常に高くなったと言えます。

岩瀬課長は「今になって思えば、紙ベースでの勤怠管理では実態が把握できていなかった」と、システム化の効果を説明します。
ADVANCE勤怠クラウドでは勤怠実績がリアルタイムで集計されるため、常に最新の集計結果を確認できます。月末にタイムカードを集めて集計していたときは、1か月分の結果をまとめて確認していました。

「結果が分かっただけではダメ」

Aさんの残業が多い、A店の予算がオーバーしそう、リアルタイムにスタッフ・店舗の状況を把握できれば、その時点から対策ができます。

また、数年に渡ってADVANCE勤怠クラウドを用いて勤怠管理を行う中で、機能面で要望を出したこともあると振り返ります。

「パッケージのシステムですから、カスタマイズは難しい。その中でも、『こうすれば解決できますかね？』と応用編の回答で解決してもらえた」

ADVANCE勤怠クラウドは、集計方法に関する計算式や、マスタの設定を変えることで、複雑な勤務体系や集計方法にも柔軟に対応することができます。

同社が、関彰商事システムエンジニアと話し合い、歩み寄りながら、法改正や働き方の変化に合わせて柔軟なシステム活用を続けてきたのが感じられます。

同社は、富士通の生体認証システム「PalmSecure 手のひら静脈認証」を利用しています。
導入の検討の際には勤怠管理システムを数社比較していましたが、「手のひら静脈」での認証・打刻ができることが、決め手の1つになったと言います。

「静脈認証は、当時は画期的だった」
手のひら静脈認証は、非接触で利用できる衛生的な認証システムで、指紋や指静脈よりも高い認証制度を誇ります。確実な本人認証が可能なため、正確な勤務実績を確認できます。

また、パートやアルバイトが多い流通系のお客様の場合は、ICカードやタイムカードなどの備品の購入や保管のコストも大きくなります。

「どんなに価値がある情報でも、賞味期限が切れてはダメ」
情報には旬があり、アウトプットが遅く誰でも知っている情報になってしまえば、価値がなくなってしまう、と岩瀬課長は語ります。

同社では、ADVANCE勤怠クラウドを導入し、勤怠管理をシステム化することによって、業務の効率化・スピード化を実現しました。

政府の推奨するデジタルシフトや、コロナウイルスの影響などを受けてデジタル化が加速するなか、勤怠管理システムに限らず、システムを活用することが必要だとも感じていました。同社の今後のシステム活用に期待が膨らみます。