社会福祉法人 誠友会様

複数の保育園や放課後児童クラブを運営する社会福祉法人誠友会様（以下、同法人）は、2018年のスタッフ増員がきっかけとなり、ADVANCE勤怠クラウドを導入しました。

使い慣れた紙ベースの勤怠管理から、ICTを活用したシステムへの切り替えに、抵抗を感じるスタッフもいる中、同法人はADVANCE勤怠クラウドをどのように職員に浸透させてきたのか、赤津理事長にお話をお聞きしました。

同法人は紙ベースで勤怠管理を行ってきましたが、2018年の事業所開設に伴うスタッフ増員がきっかけとなり、システム化を検討。
スタッフ増員への対応として勤怠管理を効率化するだけでなく、子どもたちと向き合える時間に力を注ぎたいというスタッフや運営陣の思いもあり、導入を決めました。

紙ベースのアナログな管理に違和感を覚えていた若い職員にとっても、システム化は合っていた、と赤津理事長は振り返ります。

紙ベースで勤怠管理を行っていた当時は、日々の業務が忙しく、数日分をまとめて記入することがありました。職員は常に、頭の片隅で未記入の勤怠を気にしているような状態だったと言います。

「脳みそのスペースをピッとかざすだけで空けられるようにしたい」

ADVANCE勤怠クラウドを導入し、ICカードをかざして打刻をするようになってからは、出退勤時に一瞬で打刻が完了するようになりました。
日々の記入作業が出退勤時の習慣に変わったことで、記憶に留めておくわずらわしさがなくなり、利便性を実感しています。

学童保育の運営も行っている同法人では、職員は小学生の生活に合わせて午後からの勤務シフトが基本となっています。
「子供たちにとっては、若いお兄さん・お姉さんという放課後の遊び相手がいることは大事」と思いつつ、午後からの勤務には若いスタッフが集まってこないのが課題だった、と赤津理事長は言います。

日本の保育業界の現状としても、人材不足の状態が続いています。厚生労働省の調査では、保育士としての就業を希望しない理由として、「賃金が希望と合わない（47,5%）」「休暇が少ない、休暇がとりにくい（37.0%）」などが上位に上がっています。

これに対し、厚生労働省は「勤務時間の改善やICT化による業務効率化によって、『魅力ある保育の職場づくり』を進めることが必要」と示しています。

「今でも『こういうふうにしたいんです』と相談すると、『できますよ』と返事をすぐにもらえるので、非常に助かっています」

同法人では、勤怠管理のICT化を実現。日々の出退勤時刻がその都度正確に記録されるようになり、勤務時間が見える化されるようになりました。合わせて、時間外の勤務に対しては残業代が支払われることを改めて説明。働き方に対するセルフマネジメントを呼びかけました。
結果として「なんとなく」の残業時間が削減され、早く帰る職員も増えたと言います。仕事とプライベートの区切りがしっかりできるようになり、ワークライフバランスの実現から魅力ある職場づくりを行っています。

同法人が勤怠管理業務のICT化を検討したとき、ADVANCE勤怠クラウド以外のシステムは検討せずに導入を決めた、と赤津理事長は言います。

日頃から取引があったことだけでなく、IT導入補助金のベンダーとして、一緒に申請作業をしてもらえたことも決め手となりました。

導入を決めてからも、実際に運用を開始するまでには、これまで紙を利用して行ってきた業務をICT化することに対して、混乱や抵抗感を覚えるユーザーも少なくありません。
特に、勤怠管理システムは、一部の担当者だけではなく全職員が使用するため、それが顕著です。職員数が60名を超える同法人でも、当初は混乱がありました。

自身は、新しいものに挑戦してみたいという気持ちが比較的強いほうだ、という赤津理事長。
「最初のハードルを越えてしまえば、効率化できるようになるよ」との大号令のもとで運用を続けました。今では職員も使い慣れて、利便性を体感してもらっています。

保育業界では、人手不足や魅力ある職場づくりのためにICT化の推進が求められており、補助事業も発表されています。しかし、子供たちと向き合う時間を第一とする中で、ICTを使いこなすための時間を作るのは簡単ではありません。

同法人では、毎日の勤怠管理のICT化を第一歩として選択しました。様々なメリットを職員に提示し、実際に使ってみることで、少しずつ利便性を感じてもらえるようになってきた実感もあると言います。
「ICT化に限らず、新しいことに対する心の壁を低くしていってもらいたい」と赤津理事長は語りました。